Assistantes de Direction Emploi Plein temps

• Lieu de travail Bab Ezzouar, Alger, Algérie
• Date d'expiration 13 Février 2022
• Niveau de poste Confirmé / Expérimenté
• Secteur d'activité Banque, Assurance, Finance
• Niveau d'étude (diplome)Master 1, Licence Bac + 4
• Nombre de postes 01
• Type de contrat CDI

APTITUDES SPÉCIFIQUES :

• Organisation dans le travail, réactivité, rigueur.
• Sens de communication.
• Rigueur dans la qualité du travail.
• Capacité dadaptation aux changements.
• Discrétion.
• Confidentialité.
• Dynamise et disponibilité.
• Travail en équipe.
• Qualités rédactionnelles.
• Motivation.

RELATIONS FONCTIONNELLES :

• Relation avec les organismes externes et différentes structures internes

OBJECTIFS ET MISSIONS ESSENTIELS DU POSTE :

• Organisation selon les règles de lart de la fonction du secrétariat
• Veiller au respect des délais et procédures (connaitre les règles administratives).
• Contribue à la réalisation des tâches et missions de pilotage afin doptimiser lorganisation de ses activités.
• Interface relationnelle en amant et en aval, entre le cabinet et les différents interlocuteurs internes et externes.

RESPONSABILITÉ ET TACHES DU POSTE :

• Maîtriser parfaitement loutil informatique, logiciel courrier, Word, Excel, power point, internet (Outlook.).

• Réceptionner et suivre les courriers, notes, mails et fax (externes et internes), enregistrement quotidien des correspondances entrantes et sortantes, suivi du courrier, relancer, respecter les délais.
• Suivre les requêtes.
• Mettre en forme divers documents (courrier, notes, mails ..)
• Assurer la diffusion et la circulation de linformation auprès des personnes concernées.
• Contrôler les courriers des directions avant présentation à la signature du directeur général ou du directeur central.
• Respecter la charte qualité.
• Classement et archivage.
• Travail avec les partenaires extérieurs, élus, directions dunités et centraux.
• Organiser les réunions de travail
• Préparer, centraliser les dossiers afférents aux réunions et rendez-vous selon agenda
• Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités.
• Rédaction de notes, éléments langage pour réunions, convocations.
• Gérer les appels téléphonique : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter linterlocuteur.
• Suivre les agendas et dossiers pour le directeur général et directeur central.
• Gérer les retours dinformation concernant les dossiers.
• Suivre les courriers sélectionnes annotes par le directeur général ou le directeur central.
• Élaborer divers éléments à intégrer aux dossiers.
• Se conforme aux règles de discipline
• Applique correctement les consignes de santé & sécurité au travail.
• Contribue à la préservation de lenvironnement en milieu de travail

مهارات محددة:

التنظيم في العمل والاستجابة والصرامة.

الشعور بالتواصل.

الصرامة في جودة العمل.

القدرة على التكيف مع التغييرات.

السرية.

سرية.

الديناميكية والتوافر.

العمل الجماعي.

مهارات التحرير.

تحفيز.

العلاقات الوظيفية:

العلاقة مع المنظمات الخارجية والهياكل الداخلية المختلفة

الأهداف والمهام الأساسية للمنصب:

التنظيم حسب قواعد فن وظيفة السكرتارية

التأكد من احترام المواعيد والإجراءات (تعرف على القواعد الإدارية).

يساهم في أداء مهام ومهام الإدارة من أجل تحسين تنظيم أنشطتها.

الواجهة العلائقية كمحب ومتلق بين الشركة ومختلف المحاورين الداخليين والخارجيين.

مسئولية ومهام المنصب:

إتقان ممتاز لأدوات الكمبيوتر وبرامج البريد و Word و Excel و Power Point والإنترنت (Outlook وما إلى ذلك).

استلام ومراقبة الرسائل والمذكرات ورسائل البريد والفاكسات (الخارجية والداخلية) والتسجيل اليومي للمراسلات الواردة والصادرة ومتابعة البريد والمتابعة والوفاء بالمواعيد النهائية.

تتبع الطلبات.

تنسيق المستندات المختلفة (البريد والملاحظات ورسائل البريد الإلكتروني وما إلى ذلك)

ضمان نشر المعلومات وتعميمها على الأشخاص المعنيين.

تدقيق المراسلات الواردة من المديريات قبل عرضها لتوقيع المدير العام أو المدير المركزي.

احترم ميثاق الجودة.

التصنيف والأرشفة.

العمل مع الشركاء الخارجيين والمسؤولين المنتخبين والوحدة والإدارة المركزية.

تنظيم اجتماعات العمل

إعداد ومركزة الملفات المتعلقة بالاجتماعات والمواعيد وفق جدول الأعمال

تقدير وإدارة حالات الطوارئ وتنظيم الأولويات.

صياغة المذكرات والعناصر اللغوية للاجتماعات والدعوات.

إدارة المكالمات الهاتفية: استقبال تصفية توفير المعلومات نسخ الرسائل إعادة توجيه المحاور.

اتبع جداول الأعمال والملفات الخاصة بالمدير العام والمدير المركزي.

إدارة الملاحظات على الملفات.

اتبع الرسائل المحددة المشروحة من قبل المدير العام أو المدير المركزي.

تطوير عناصر مختلفة لتتكامل في الملفات.

يتوافق مع قواعد الانضباط

يطبق تعليمات الصحة والسلامة في العمل بشكل صحيح.

يساهم في الحفاظ على البيئة في مكان العمل

La société nationale des Assurances (SAA), créée en 1963, est aujourdhui le leader du marché algérien des assurances avec 22% de la part du marché des assurances et un chiffre daffaires de 29,1 milliards DA en 2019. Disposant plus de 530 de points de vente à léchelle nationale.