Un-e Coordinateur-rice Administratif-ve, Financier-ère et Logistique Emploi Plein temps

• Lieu de travail Algérie
• Date d'expiration 20 Mars
• Niveau de poste Confirmé / Expérimenté
• Secteur d'activité Services
• Niveau d'étude (diplome) Master 1, Licence Bac + 4
• Nombre de postes 01
• Type de contrat CDD ou Mission

RESPONSABILITES PRINCIPALES

Lobjectif du poste est de concevoir, mettre en œuvre et piloter la gestion financière (budget, trésorerie, comptabilité), administrative, des ressources humaines et logistique de la mission de Médecins du Monde en Algérie.

CONTEXTE DE LA MISSION

MdM-France est présent en Algérie depuis 2003 avec des programmes daccès aux soins pour les populations migrantes et algériennes. Depuis 2011, les projets à Alger et à Oran ont visé à favoriser laccès aux soins aux populations migrantes sub-sahariennes et algériennes les plus vulnérables, à porter un plaidoyer pour laccès aux droits et aux soins, et à renforcer les capacités des communautés par léchange, la formation et laccompagnement déducateurs/trices pairs/es faisant le relais entre les communautés et les structures daccueil et de soins.

A Oran, MdM met en œuvre un projet daccès aux droits et aux soins pour les femmes migrantes et algériennes prises dans des schémas de domination et dexploitation ainsi quun nouveau projet visant notamment à soutenir la société civile oranaise engagée dans la réduction des risques .

Le programme de Médecins du Monde en Algérie sinscrit ainsi dans la lignée de ses interventions à travers le monde dans le cadre de laccès des populations migrantes aux droits et à la santé, et de la réduction des risques, qui constituent des axes stratégiques de lassociation.

Le poste de Coordinateur-rice Administratif-ve, financier-ère et logistique est actuellement occupé par un personnel international en télétravail qui accompagnera le/la candidat-e sélectionné-e à travers un plan de formation et de coaching qui se réalisera à distance pendant 2 à 3 mois.

RELATIONS DE TRAVAIL

Lien hiérarchique : Coordinateur-rice général-e de la mission MdM en Algérie

Lien fonctionnel : Chargé-e de gestion financière, Référent-e logistique, Comptable et Chargé-e des Ressources Humaine basé-é-s à Saint Denis (France).

Supervision : Les Logisticien-ne-s et administrateur-rice-s de la mission

Autres : Collaboration régulière avec les coordinateur-rice-s projets et base et avec lensemble du personnel logistique et administratif.

MISSIONS

Le/la Coordinateur-rice Administratif-ve, financier-ère et logistique est en charge de la gestion administrative, financière, RH et logistique de la mission, en coordination avec les autres membres de léquipe, et telles que définies ci-dessous :

1. Réaliser la gestion financière et comptable de la mission

- Mettre en place et adapter des procédures de gestion financière et de trésorerie de la mission, ainsi que contrôler régulièrement sa mise en application,

- Superviser et contribuer à la construction budgétaire des projets et de la mission,

- Préparer et actualiser les budgets de MDM et analyser les budgets des partenaires,

- Sassurer que les suivis budgétaires des différents projets sont à jour et partager régulièrement lanalyse financière (dépenses prévisionnelles, consommation budgétaire des projets) entre les services supports et les équipes projets, alerter la coordination générale et les référents au siège sur les éventuels problèmes rencontrés,

- Réaliser le suivi des subventions et des contrats bailleurs : élaborer, amender et valider les rapports financiers à destination des bailleurs dans les délais impartis et en fonction des règles bailleurs, garantir la bonne affectation des dépenses entre les différents budgets,

- Garantir le respect des règles bailleurs par léquipe support et léquipe opérationnelle,

- Préparer et coordonner les audits internes et externes,

- Superviser la gestion financière des partenaires opérationnels,

- Vérifier et compiler les besoins en trésorerie et transmettre les demandes dapprovisionnement mensuelles au siège,

- Superviser la gestion des comptes bancaires de la mission,

- Superviser la comptabilité de la mission (projets et partenaires), veiller à la qualité et au respect des échéances,

- Anticiper / Alerter la coordination générale et les coordinateur-rice-s des projets sur les risques financiers des projets en cours et proposer des réaménagements et des mesures correctives.

2. Réaliser la gestion administrative et logistique

- Garantir le respect des procédures dachat MdM et bailleurs par les équipes MdM et par les partenaires,

- Coordonner et superviser un bon archivage physique et digital de tous les dossiers selon les procédures appropriées,

- Formaliser les contrats et en superviser larchivage et le suivi,

- Superviser le suivi et laccompagnement des partenaires dans leurs gestions administratives et logistiques,

- Contribuer à élaborer et mettre en place les règles de sécurité en lien avec le/la coordinateur-rice général-e et veiller à leur respect,

- Assurer une veille juridique, règlementaire et fiscale de la mission, directement ou par lintermédiaire dun-e prestataire externe (avocat-e).

- Elaborer des plans dachats annuels et superviser la gestion des parcs et des stocks.

3. Gérer les ressources humaines

- Mettre à jour et garantir l'application des documents de référence et procédures RH,

- Elaborer, mettre à jour et contrôler lapplication de la grille de classification et de salaires,

- Elaborer, mettre à jour et faire le suivi mensuel des data salaires (paramétrage paie) et validation mensuelle,

- Faire le suivi et la mise à jour de la structure organisationnelle de la mission, par lélaboration et la mise à jour des organigrammes et des descriptifs de postes, et la détermination des différents niveaux de responsabilités, avec lappui des coordinateur-rice-s,

- Définir, mettre à jour et diffuser le cadre contractuel RH du personnel expatrié et national,

- Organiser des réunions dinformation régulières avec tout le personnel,

- Superviser et/ou réaliser les recrutements (validation de loffre, profil, recrutement, accueil/intégration),

- Mettre en place et faire le suivi des parcours professionnels du personnel national, notamment par la mise en place de plans de formations annuels,

- Superviser la gestion administrative du personnel avec lélaboration et suivi des contrats, la mise en place et archivage des dossiers du personnel, etc,

- Réaliser la gestion des procédures disciplinaires en lien avec les managers,

- Encadrer, coordonner et former le personnel support.

4. Management

- Piloter et animer le personnel de léquipe support (information, fixations dobjectifs, suivi dactivités, gestion des congés, recrutement, discipline, sécurité, formation, gestion des compétences),

- Accompagner les managers dans la gestion et laccompagnement de leurs équipes,

- Réaliser la planification, le suivi des activités et la mise en œuvre dactions correctrices si nécessaire,

- Conseiller, arbitrer et accompagner la gestion déquipe en cas de difficulté, dysfonctionnement et/ou incident.

CONDITIONS DEXERCICE

Déplacements sur les bases de la mission de manière régulière (tous les 2 à 3 mois) et à Saint Denis ponctuellement (tous les ans).

COMPETENCES REQUISES

Formation et expériences :

- Expérience professionnelle dau moins 3 ans à un poste à responsabilités administratives (finances, RH, etc.),

- Expérience dans le secteur associatif humanitaire ou de développement et connaissance du milieu associatif algérien / ONG,

- Expérience de travail en accompagnement et appui des partenaires locaux,

- Maîtrise des procédures de gestion financière des bailleurs (notamment de lAFD et de lUnion européenne).

Savoir être :

- Organisation, rigueur, sens de lanticipation et des priorités et capacité à prendre des initiatives,

- Capacités danalyse et de synthèse,

- Capacité à travailler sous pression et à respecter les échéances,

- Capacité à adopter une posture de coordinateur-rice et à faire preuve de recul et dimpartialité,

- Excellente expression écrite en langue française,

- Sensibilité́ aux valeurs de MdM et aux thématiques abordées dans les projets,

- Engagement et adhésion aux valeurs de MdM.

Savoir-faire :

- Informatique : Excellente maîtrise d'Excel, et utilisation fluide du package Office, bonne connaissance de SAGA.

- Langues : Maitrise de larabe/dialectes algériens et du français à lécrit et à loral impérative.

CONDITIONS DEMPLOI :

- Type de contrat : Contrat à Durée Déterminé de droit algérien.

- Durée : Jusquau 31 Décembre 2022, renouvelable selon la performance et la disponibilité des fonds.

-