Assistant(e) de Direction Thenia Emploi Plein temps

• Lieu de travailThenia, Boumerdes, Algérie
• Date d'expiration31 Mars
• Niveau de posteConfirmé / Expérimenté
• Secteur d'activitéIndustries
• Niveau d'étude (diplome)Licence (LMD), Bac + 3
• Nombre de postes01
• Type de contratCDI

Intitulé du poste de travail : Assistant (e) de Direction

1. Objectifs de cette position :

Lassistant(e) de direction accompagne le Directeur Général de lentreprise afin de faciliter et doptimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration avec lensemble des autres départements, il/elle organise, gère, coordonne et assure le suivi de lensemble des activités de la Direction Générale.

2. Position dans l'organigramme

Lassistant(e) de direction reporte au Directeur Général

Il/ Elle interagit avec lensemble des départements de lentreprise.

3. Description du poste :

Gérer lagenda et lemploi du temps quotidien du Directeur Général (prise de RDV, courriers, e-mails, congés).

Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques

Accueillir physiquement les rendez-vous

Réceptionner et organiser le courrier de lentreprise

Organiser le tri et larchivage des documents importants de lentreprise (collecter, traiter, classer et mettre à jour linformation).

Rendre compte à travers des points réguliers de lavancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.

Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions du Directeur Général (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions).

Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers de la Direction Générale

Assurer le secrétariat pour les assemblées générale de la JV, et les Conseils dAdministration, assurer lorganisation, le suivi et larchivage des Procès-verbaux.

Préparer et organiser les réunions du COMEX de lentreprise

Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus) à la demande de la Direction Générale

Gérer et organiser la billetterie de voyage, des réservations dhôtels, réservation de véhicule, du Directeur Général, de lensemble des missionnaires de Sediver Group, ainsi que tous les déplacements des employés de Sediver Algérie

Assurer le bon fonctionnement des courses par un coursier extérieur

Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi émanant des différents département (tableaux de bord, indicateurs, reporting).

Gérer les notes de frais de la direction générale

Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

4- Niveau détudes :

Diplôme universitaire

5- Compétences / Expériences

3 ans dexpérience dans un poste similaire, dans un environnement industriel multinational.

Capacité rédactionnelle, en français, en arabe et en Anglais

Maîtrise de MS Office.

Capacité dorganisation et de gestions des priorités

Rigueur, Sens de l'initiative, force de proposition

Vigilance et réactivité, capacité d'adaptation

Sens du contact, communication, pédagogie

6- Langues

Maitrise du français et de larabe parlé, lu et écrit est nécessaire, bon niveau en Anglais parlé, lu et écrit, (connaissance de litalien sera appréciée).

مكان العمل ثنيا بومرداس الجزائر

تاريخ انتهاء مارس 31

مستوى المركز مؤكد / ذو خبرة

قطاع النشاطالصناعات

رخصة مستوى الدراسة (دبلوم) (LMD) البكالوريا + 3

عدد المشاركات 01

نوع العقد CDI

المسمى الوظيفي: مساعد تنفيذي

1. أهداف هذا المنصب:

يرافق المساعد التنفيذي المدير العام للشركة من أجل تسهيل وتحسين الإدارة الإدارية لنشاطه. بالتعاون الوثيق مع جميع الإدارات الأخرى ينظم ويدير وينسق ويراقب جميع أنشطة الإدارة العامة.

2. الموقف في الهيكل التنظيمي

يقدم المساعد التنفيذي تقاريره إلى المدير العام

يتفاعل / تتفاعل مع جميع أقسام الشركة.

3. الوصف الوظيفي:

إدارة جدول أعمال المدير العام والجدول الزمني اليومي (تحديد المواعيد والرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والعطلات وما إلى ذلك).

استقبال وشاشة المكالمات الهاتفية

استضافة المواعيد فعليًا

استلام وتنظيم بريد الشركة

تنظيم فرز وأرشفة مستندات الشركة المهمة (جمع ومعالجة وتصنيف وتحديث المعلومات).

تقرير من خلال تحديثات منتظمة عن التقدم المحرز في عملهم والمواعيد المجدولة والخطابات التي سيتم إرسالها.

إعداد ومراقبة الملفات اللازمة لمهام المدير العام (التوثيق التقارير وسائل الاتصال مذكرات الاجتماعات المختلفة إلخ).

التأكد من إعداد ومتابعة ملفات الإدارة العامة

توفير الدعم السكرتاري للاجتماعات العامة لـ JV ومجالس الإدارة وضمان تنظيم ومراقبة وأرشفة المحاضر.

تحضير وتنظيم اجتماعات كومكس للشركة

كتابة وسائل الاتصال (مذكرات مراسلات تقارير تقارير محاضر إلخ) بناء على طلب الإدارة العامة

إدارة وتنظيم تذاكر السفر وحجوزات الفنادق وحجز المركبات والمدير العام وجميع المبشرين في Sediver Group وكذلك جميع سفر موظفي Sediver الجزائر

تأكد من سير السباقات بسلاسة عن طريق ناقل خارجي

جمع وتنسيق عناصر المراقبة من مختلف الإدارات (لوحات القيادة المؤشرات التقارير إلخ).

إدارة تقارير المصروفات الخاصة بالإدارة العامة

إصدار أوامر للمعدات والإمدادات والمواد الاستهلاكية والتحقق من مطابقة عمليات التسليم.

4- مستوى الدراسات:

شهادة جامعية

5- المهارات / الخبرات

3 سنوات من الخبرة في منصب مماثل في بيئة صناعية متعددة الجنسيات.

مهارات الكتابة باللغات الفرنسية والعربية والإنجليزية

إجادة مايكروسوفت أوفيس.

القدرة على تنظيم وإدارة الأولويات

الصرامة روح المبادرة قوة الاقتراح

اليقظة والاستجابة والقدرة على التكيف

الشعور بالاتصال والتواصل وعلم التربية

6- اللغات

إتقان اللغة الفرنسية والعربية المنطوقة والمكتوبة والمكتوبة أمر ضروري ومستوى جيد في اللغة الإنجليزية تحدثًا وقراءة وكتابة (سيتم تقدير معرفة اللغة الإيطالية).